Acquisti o approvvigionamenti? Questo è il problema…

L’organizzazione dell’Ufficio Acquisti nelle aziende negli ultimi anni ha subito varie modifiche legate alla parte della programmazione degli ordini, quella meglio conosciuta con il nome approvvigionamenti. Acquisti e/o Approvvigionamenti: è sicuramente nato il nuovo eterno dilemma…..

Che lavoro fai? – Approvvigionatore – Sarebbe?
La mia esperienza lavorativa all’interno di aziende organizzate nasce proprio come approvvigionatore. Onestamente quando mi fu presentata questa possibilità non sapevo che cosa potesse essere il mio futuro professionale, sapevo che nelle aziende c’era l’area acquisti, l’area commerciale, l’area tecnica, ecc……ma gli approvvigionamenti non li conoscevo proprio. Ma la mia ignoranza era ben accompagnata, infatti alla fatidica domanda di conoscenti e parenti “Dove lavori? E che cosa fai?” il mio fiero e deciso responso “Faccio l’approvvigionatore” racchiudeva nel loro sguardo un misto tra smarrimento e compassione. Ed era chiarissimo capire dai loro atteggiamenti chi fingeva di capire per non chiedermi cosa facessi nella pratica e chi reagiva con un “SAREBBE?” un’unica parola in fase interrogativa piena di tanto significato.

La definizione
Accademicamente e culturalmente la figura che decide il fornitore è la stessa che negozia e contratta tutte le condizioni commerciali di acquisto (prezzo, lead time, lotti minimi, lotti multipli, eventuali scorte di materia prima, contratto, ecc….) ed è conosciuta con il ruolo di approvvigionatore. Colui che invece gestisce le attività di acquisto operativo (il ricevimento merce,…) è l’acquisitore. E qui chi scrive ricade nel “buco nero” delle definizioni. Infatti le mie esperienze trovano riscontro nella stranezza della varie aziende le quali usano le definizioni sopra menzionate esattamente al contrario creando così parecchie incomprensioni. Mi è capitato di leggere alcuni notiziari dell’ADACI (Associazione Italiana di Management degli Approvvigionamenti) e di partecipare anche a qualche incontro: il ripetere della parola approvvigionamenti a fianco delle analisi sui costi fa capire che proprio per il fatto che si tratta di un’associazione culturale ADACI lega il proprio management alla definizione di approvvigionatore di questo paragrafo.

E le aziende come si comportano?
Dopo tanta teoria è giusto calarsi nel pratico e vedere come le aziende hanno pensato di digerire questa controversia di ruoli e mansioni. L’organizzazione oggigiorno è il sale di ogni azienda strutturata ed anche l’area acquisti e l’area approvvigionamenti vengono trattate in base alle esigenze di ogni realtà.

Fattore: grandezza dell’azienda
Sicuramente l’organizzazione dipende dalla grandezza dell’azienda e quindi a cascata le due aree di cui stiamo trattando ora vengono collocate nei vari diagrammi aziendali in base alla complessità della struttura. Una delle cause più importanti della struttura degli Acquisti e degli Approvvigionamenti va oltre alla grandezza aziendale ed è da individuare nella tipologia di acquisto (acquisto per commessa o acquisto per ciclo produttivo?). Nelle produzioni a commessa è davvero non molto proficuo separare le due funzioni. A questa assunzione posso dare il contributo delle mie esperienze combinando la grandezza dell’azienda con la tipologia del lavoro. Infatti mi è capitato di lavorare sia in’azienda di media grandezza facente parte di un contesto multinazionale sia in un’azienda di stampo padronale con una cinquantina di dipendenti. In entrambi i casi la tipologia della produzione era su commessa ma la struttura era differente. Nell’azienda facente parte del contesto multinazionale esisteva un material manager responsabile dell’area acquisti e approvvigionamenti strutturata su due rami, quello commerciale con la figura del buyer e quello dell’approvvigionamento con la figura degli approvvigionatori. Nel secondo caso nell’ufficio acquisti esistevano i buyers che si occupavano sia di contrattazioni commerciali sia di approvvigionamento. Nelle aziende a ciclo produttivo la suddivisione può avere un senso anche se in questo caso può entrare in gioco il quantitativo di prodotti finiti all’anno, una quantità non troppo corposa potrebbe consigliare di tenerle accoppiate. La programmazione dell’arrivo dei materiali infatti è teso maggiormente all’alimentazione delle linee produttive nei tempi strettamente utili e quindi l’area approvvigionamenti viene vista all’interno della programmazion della produzione e quindi avvicinata o al settore Logistico o al settore produtivo.

Fattore: nazionalità dell’azienda
Fattore probabilmente non importante e che forse incide poco. La classica azienda padronale italiana, vuoi anche per dimensioni relativamente ridotte, tende comunque ad avere in un’unica figura sia l’acquisitore sia l’approvvigionatore, figura che inevitabilmente si occuperà di tutti gli aspetti che vanno dalla firma del contratto di fornitura fino all’invio degli ordini per fax o email. Le multinazionali, con le loro diverse bandiere, possono incidere su questo aspetto solo culturalmente.

Approvvigionamenti da soli, nell’area Acquisti, nell’area Logistica o nell’area produzione?
E qui si apre un mondo, un modo costruito sulle varie correnti di pensiero sia delle associazioni, sia delle aziende e sia dei singoli. Sicuramente gli approvvigionamenti sono legati all’area Acquisti se ci orientiamo verso l’ottica del supply chain manager, manager che deve avere il controllo totale dei materiali e quindi necessariamente la responsabilità del magazzino e dei trasporti in ingresso. Se invece l’azienda sceglie una produzione di prodotti finiti gestiti a stock e non sul venduto, l’importanza della programmazione dell’arrivo dei materiali è necessariamente da gestire nell’area Produzione e di conseguenza gli approvvigionamenti entrato totalmente in quell’organico. Se invece si produce sul venduto allora è la Logistica che gestisce l’organizzazione e quindi gli approvvigionamenti cambiano ancora area e si pongono in questa. Da queste differenziazioni si evince che la regola base per collocare gli approvvigionamenti è la definizione della politica aziendale e dei risultati attesi.

Nel gergo comune gli approvvigionamenti sono…..
In maniera molto semplicistica e riassumento tutto quanto scritto sopra gli approvvigionamenti sono quelli che analizzano l’MRP e che seguono giornalmente i fornitori definendo con questi la programmazione degli ordini e defininendo al loro interno la strategia degli approvvigionamenti., il classico “portare a casa il materiale”.

Ma io che ho lavorato negli approvvigionamenti cosa penso?
Penso che sia solo ed esclusivamente un problema di organizzazione aziendale. Credo comunque che la morte degli approvvigionamenti sia un legame molto stretto con l’area Acquisti. Il sentire continuamente e giornalmente i fornitori permettere di tastare in modo costante la stato produttivo ed emotivo degli stessi dando informazioni strategicamente fondamentali per le negoziazioni dei buyers. Allo stesso modo, da romanticone, mi permette di chiedere a tutti gli altri enti aziendali di non sminuire il ruolo degli approvvigionatori trattandoli solo come “telefonisti sollecitatori” o comi “premitori dell’Enter” per emettere l’ordine o come “lettore dell’MRP”, scusate i vari neologismi o le espressioni poco ortodosse, ma purtroppo la verità è proprio questa e si rischia a volte di ricordare gli approvvigionamenti solo quando sono da additare per un valore di magazzino troppo altro o per ritardi nell’arrivo dei materiali.

Ed ora via alle critiche
Tutto quello che ho scritto non è regola, è solo un insieme di considerazioni sulle quali ognuno può avere le proprie idee, spero di trovare delle considerazioni anche negative perché ciò permetterebbe di fornire una struttura sempre pià precisa per l’area approvvigionamenti (ovviamente intesa così come la intendono le aziende).

Ringraziamento particolare a FABRIZIO SANTINI per le risposte al consulto che ho chiesto.