Gestire il tempo. Intervista a Paolo Manocchi

La nostra vita professionale sembra scorrere sempre più in fretta: si moltiplicano gli impegni, le attività da svolgere, i profili social da aggiornare, le scadenze da rispettare. Non usciamo mai senza agenda, tablet o smartphone eppure abbiamo l’impressione che ci sfugga sempre qualcosa.

Paolo Manocchi, è un esperto di gestione del tempo, per la verità è Life & Business Coach, svolge attività di formazione e consulenza, nell’ambito della comunicazione interpersonale, del Public Speaking, del Team Building, ecc. Docente in diversi Master sullo Sviluppo Risorse Umane (tra cui il Master 24 – Management & Leadership de ILSOLE24ORE) è noto per aver ideato e realizzato “Gli 8 valori che fanno volare” e “Le aziende crescono quando crescono le persone” due format di formazione-spettacolo.

Sabato 8 febbraio, all’interno del secondo modulo del MUSTer, ospitato dall’Academia Barilla (Parma), ci parlerà degli approcci più efficaci nella gestione del tempo.

Paolo sentiamo, spesso, frasi come: “Non ho tempo!”, “Questa settimana è proprio volata!”, “Corro tutto il giorno, ma non riesco mai a fare tutto quello che devo …”, come mai, secondo te, la maggior parte delle persone ha tanta difficoltà a gestire il proprio tempo?

Vero, quello che dici è molto vero. Aggiungo anche frasi del tipo: “Il tempo è tiranno …”, “Se avessi 48 ore al giorno …” e così via. È estremamente importante fare attenzione alle parole che usiamo per descrivere le sensazioni che abbiamo nei confronti del tempo. Con le espressioni che abbiamo appena sentito avremo, nei confronti della nostra gestione del tempo, un atteggiamento negativo, da sfiduciati, da sconfitti. L’espressione “Il tempo non basta mai!”, però, è falsa, è una trappola concettuale. Il tempo è. Un secondo è un secondo, per tutti … almeno a livello oggettivo.

Quali sono i tre errori da evitare per non sciupare tempo prezioso?

 – Vivere della cultura degli alibi: l’abitudine di giustificare un proprio comportamento attribuendo la responsabilità a fattori esterni. A Milano, per esempio, c’è chi arriva in ritardo ai corsi e mi dice “ . . .  scusa Paolo, sai c’era traffico in tangenziale”. Diminuire gli alibi significa crescere sia in autostima, perché la responsabilizzazione delle azioni compiute porta ad una centratura psichica, sia in operatività, che diventa, presto, un volano di comportamenti più virtuosi

 – Non avere un obiettivo: Spesso crediamo di averne uno ma abbiamo solo dei buoni propositi, infatti nel mio corso sulla gestione efficace del tempo abbiamo proprio una parte specifica dedicata a come si progetta un obiettivo ben formato. A volte capita che gli obiettivi si offuschino o si disperdano per distrazione o impedimenti di vara natura, in questo caso è bene ripristinare l’attenzione e la focalizzazione necessaria perché il disequilibrio psichico che ne consegue non fa bene alla nostra motivazione

– Non sapere ristrutturare sia l’ansia sia lo stress da negativi a positivi: la maggior parte delle persone che io incontro, indipendentemente dall’età e dalla professione svolta, non conosce le differenze tra ansia e stress e, quindi, non sa quando si trova in uno stato piuttosto che nell’altro. L’ansia è una sensazione che ti manda nel futuro, mentre lo stress si prova nel presente. La conoscenza di come trasformare questi stati emotivi, da disfunzionali a supportivi, diventa una condizione di grande forza per vivere meglio e per attuare comportamenti che favoriscano una leadership autorevole.

Anche le attività professionali con colleghi e collaboratori assorbono una parte consistente del nostro tempo: quanto è importante riuscire a delegare?

La delega è una grande risorsa ed incide fortemente sulla corretta gestione del tempo personale e ci permette di realizzare le nostre priorità. La delega vive di capacità relazionali e di leadership interpersonale.

Ho notato, nella mia esperienza di coach, che le persone che tendono a non delegare mettono in atto dei comportamenti dettati dall’iper-efficienza e dal perfezionismo. Il primo nasce dalla sensazione di poter far tutto quello che, a livello personale o professionale, c’è da fare. Queste persone, soprattutto se ricoprono ruoli gestionali, si trovano, ben presto, a non riuscire a tener fede a tutti gli impegni presi, perché la quantità di cose da fare supera il tempo che effettivamente hanno a disposizione. Dovrebbero imparare, ogni volta che è necessario, a dire di no.

Il perfezionismo, invece, porta il soggetto a ritenersi perfetto. Sempre in buona fede si dirà che per essere accettato dagli altri deve essere perfetto, inattaccabile. Ma quanto costa a livello di tempo, e non solo, questa smania di perfezione? Il perfezionismo, purtroppo, porta ad accentrare e a non delegare, e la persona finirà per “ingolfarsi” di attività.

A proposito di pianificazione: ci sono persone che riescono a conseguire obiettivi su obiettivi e successi su successi: qual è il loro segreto?

Beh Giovanni, quando di parliamo di come fanno alcune persone a centrare costantemente i loro obiettivi parliamo di solito di soggetti che, a parità di condizioni esterne, hanno raggiunto alcuni importanti traguardi personali. Sono capaci di distinguere una urgenza da una importanza, lavorano per obiettivi e priorità, sanno gestire le emozioni canalizzando quelle più adeguate per la performance, studiano, si preparano, hanno grande energia e motivazione.

 Quali sono, per concludere, i tre atteggiamenti più importanti per gestire al meglio il nostro tempo?

 1. Comprendere che esiste solo il presente ed imparare a rimanere in equilibrio in un sistema che crea costantemente disequilibrio

2 . Lavorare per obiettivi, imparare a fare delle buone pianificazioni e programmazioni, accettare le inquietudini

3. Abbattere la cultura degli alibi, eliminare i ladri di tempo, gestire l’ansia e lo stress negativi 

Grazie, Paolo, ti aspettiamo al MUSTer.