Ricerca e Selezione: attenzione ai processi, perché i costi “occulti” sono dietro l’angolo!

Accogliamo da Gianmario Giagnoni, nuova Persone di FdR appena inseritasi in Community e già brillantemente operativo:

le interviste di Exellere-in people search: aprile 2012

Questo mese, abbiamo chiesto a Mattia Italo, Direttore Risorse Umane in realtà multinazionali del Farma e del Medicale, che cosa ne pensa dei costi della ricerca & selezione e soprattutto se la loro
quantificazione – preventiva e consuntiva – sia una prassi consolidata nella media
delle aziende italiane. Ha esordito così:

M.I. “Sono cresciuto con mia nonna: classe 1917, era una donna semplice, concreta, senza laurea o MBA che mi ha insegnato uno dei concetti base del lavoro (anche se lei probabilmente voleva solo giustificare il bilancio di casa…) e più precisamente uno dei suoi processi cardine, quello della ricerca e selezione del personale: chi più spende meno spende!”.

Exellere: ..è sufficiente avere attenzione all’entità della spesa o c’è altro?

M.I.: “ Per quanto mi riguarda, non si tratta solo di risorse economiche – se e quanto allocare per una ricerca – ma anche di tempo, impegno, energia di tutti gli attori in gioco e di tutto ciò che si spreca quando la ricerca è fatta male o chiusa peggio, in altre parole i suoi costi occulti: a dire il vero, più che occulti sono molto spesso ben visibili, ma non voluti vedere”.

Exellere: ……ad esempio?

M.I.: “Iniziando con ordine, noi colleghi delle risorse umane quante volte, all’avviamento di una ricerca, ci siamo sentiti dire ”il prima possibile”, “è assolutamente prioritario”: poi, quando è giunto il tempo di presentare i candidati a chi ne ha fatto la richiesta, l’interessato non si fa trovare o è via, o è in riunione o manda un suo subalterno. Indicatore, questo, di un’altra croce per noi HR:
“…. la selezione, così come quasi tutte le attività HR, la sanno fare tutti”, ma di questo parlerò magari un’altra volta.  Quante volte mi sono sentito dire “Ho bisogno di Tizio o di Caio il prima possibile”, sottovalutando o meglio non valutando per nulla i costi di una ricerca e di una selezione fatta con eccessiva fretta, o fatta da chi non ne ha le competenze, l’esperienza. Perché spesso non si fa mente locale su quanto costa una selezione mal fatta, magari per non aspettare una nuova short list con un ritardo di 3/4 settimane”.

Exellere: ..ci aiuta in concreto ad assegnare i nomi a questi costi?

M.I.: “Facciamo l’esempio di un Product Manager con una RAL di 48K, un costo azienda di circa 65K, un periodo di prova di 6 mesi, assunto secondo le modalità che ho raccontato. Dopo sette mesi il direttore marketing ci informa che la persona assunta non va bene, e questa scoperta molto spesso avviene dopo la fine del periodo di prova (sì, perché diciamocelo, anche il periodo di prova il più
delle volte viene utilizzato male, è pericolosamente sottovalutato, nonostante i format di “noi del personale”, compilati spesso in una logica di profezia che si auto avvera): la cosa certa è che dobbiamo chiudere il rapporto di lavoro. Così, da una parte ci sono i costi della transazione (a dire il vero le grane si possono avere anche quando s’interrompe il contratto durante il periodo di prova), i costi delle ore utilizzate dal consulente del lavoro o dall’avvocato dell’azienda, i costi della mancata produzione o della cattiva qualità della produzione; dall’altra, la posizione per cui abbiamo già speso e stiamo spendendo, rimane occupata così come sono stabiliti i costi a essa riferiti per cui non c’è spazio (né ratio) per avere due persone sulla stessa posizione, una che non funziona e una che va bene. Cosa si dice di solito?: “quando andrà via la persona, in un modo o nell’altro, ci adopereremo per trovare il sostituto”. E ancora si aggiungono i costi della struttura HR impegnata in questa pratica e quelli meno facilmente quantificabili legati ai risvolti che la vicenda produce sul clima e sulla
produttività del gruppo”.

Exellere: .. e quindi in concreto di che ammontare si tratta?

M.I.: “Ipotizziamo ottimisticamente di riuscire a chiudere il rapporto dopo tre mesi dalla
comunicazione del collega del marketing (con un accordo di sei mensilità costo azienda) e di trovare il sostituto in due mesi. Il bilancio finale dirà circa 32K per la risoluzione del rapporto, 10K per i professionisti coinvolti, 16K di costi associati alla deperformance realizzata nei 10 mesi di operatività –
vogliamo dire il 30% del suo costo aziendale? –, 11K di costi per la copertura della posizione durante i due mesi di “vacancy” e infine 10K di costi per la nuova ricerca stimata secondo i valori di mercato: si sono “bruciati” quasi 80K per non avere aspettato quelle 3/4 settimane in più!”. “ Sono stime è pur vero, ma di queste cifre stiamo parlando!”

Exellere: ..un suo suggerimento, in chiusura?

M.I.: “Investire di più all’inizio, affidando la ricerca a persone competenti ed esperte, coinvolgendo tutti decisori in ogni fase, dedicando il giusto tempo e l’energia necessaria, così come l’attenzione e l’impegno: tutto questo permette all’organizzazione di risparmiare, a valle della conclusione del
processo, quelle risorse che invece dovrebbe impiegare in seguito a un processo mal gestito e chiuso frettolosamente”.